Bestyrelsens årshjul - et konkret eksempel

Det var sådan set ikke meningen, at der skulle komme et nyhedsbrev fra TUESDAY hver tirsdag, men efter at jeg i sidste uge skrev om Årshjul & Agenda, var der en del af jer, der skrev til mig, om jeg havde et helt konkret eksempel på et årshjul.

Organic Crave er en lille virksomhed (omsætning < 20 millioner kr. og færre end 10 ansatte), som udvikler, producerer og sælger bæredygtige, sunde snacks. Deres årshjul er meget passende til en virksomhed af deres størrelse, og det giver en effektiv struktur for samarbejdet mellem bestyrelse og ledelse henover året.

‍Hermed et par kommentarer til årshjulet

Vi har fire planlagte bestyrelsesmøder om året, som vi supplerer med ad hoc møder, når det er nødvendigt. Næste måned har vi fx planlagt et ekstra møde dedikeret til vores produktstrategi, fordi der lige nu sker en del i det område, og vi føler ikke, at vi kan vente til den store strategidag i Q3.

• CEO update er en enkelt side, som ledelsen benytter til at opsummere, hvad der er gået godt hhv. skidt siden sidste møde. Alle har selvfølgelig læst alt materiale i forvejen, men det er en god øvelse og utroligt effektivt at få ledelsens egne ord på situationen.

• Business update er den finansielle og forretningsmæssige gennemgang inklusiv et forecast for, hvordan virksomheden forventes at udvikle sig resten af året.

• Impact review er vores gennemgang af, om virksomheden leverer på nogle vigtige udvalgte metrikker indenfor Sundhed og Bæredygtighed. Her har vi bl.a. defineret fedtreduktion, planteprotein og bælgfrugtsproduktion, som vigtige strategiske ledestjerner.

• De såkaldte “Seasonal Topics” er planlagt, så de passer ind i virksomhedens rytme.

• Insurance review er vigtigt, så bestyrelsen én gang om året kan tage stilling til, om selskabet (og ledelsen og bestyrelsen) er forsikret.

• Compensation review er vigtigt, så der er en formaliseret proces omkring lønjusteringer til ledelsen. Det ligger samtidig med budgetgodkendelsen, så eventuelle lønjusteringer reflekteres i næste års budget.

• Board’s 15 minutes er efter min mening vigtigt at have efter ethvert bestyrelsesmøde. Ledelsen forlader lokalet, og bestyrelsen har mulighed for at evaluere mødet, bestyrelsesprocessen og samarbejdet i bestyrelsen og mellem ledelse og bestyrelse. Det er ukontroversielt at have dette punkt på agendaen, hvis man har det hver gang. Har man ikke sådan et punkt, vil ledelsen blive bekymret, hvis bestyrelsen pludselig beder om tid alene. Der bliver ikke taget referat fra dette punkt.

Møderne er på maksimalt tre timers varighed. En undtagelse er vores strategidag i Q3, hvor vi er sammen det meste af dagen og spiser en middag sammen tilsidst. På dette møde er det god praksis at få perspektiver “udefra” fx ved at invitere en leverandør, en stor kunde eller en samarbejdspartner. 

Årshjulet er på engelsk, ligesom resten af materialerne i virksomheden. Vi vokser hastigt i Tyskland og resten af Skandinavien, og på et tidspunkt skal vi have udenlandske bestyrelsesmedlemmer, så vi kan ligeså godt allerede nu lave materialet på engelsk.

Jeg håber, at ovenstående er brugbart. Det virker i hvertfald for Organic Crave!

Del gerne nyhedsbrevet med kolleger, venner og bekendte, så vi kan hjælpe så mange SMV'er som muligt med at gøre bestyrelsesarbejde værdiskabende og effektivt.

‍

Tue